Sistemas de gestión de negocio en broadcast: evolución y futuro en la tercera generación de BMS

En esta tribuna, Jorge Pérez López, director comercial de Média de dados, aborda en profundidad el área de los sistemas de gestión de negocio (BMS), identificando los principales errores y aciertos en su implementación y repasando las opciones que ofrece el mercado para esta área crítica.

En los últimos meses he detectado un interés fuera de lo habitual por los sistemas de gestión de negoción en nuestro sector del broadcast. No me sorprende, porque desde hace media década se preveía la necesidad de implantar lo que yo me he permitido llamar una tercera generación de sistemas de gestión de negocio. Tal vez por este nombre a algunos no os suene de qué estoy hablando. Es posible que conozcáis estos sistemas por otros nombres, como sistemas de tráfico, de gestión de parrilla o por las siglas que utilizan en el mundo anglosajón, BMS.

Independientemente de cómo los llamemos, es muy probable que estemos hablando de uno de los sistemas involucrado en la producción y difusión de contenidos de televisión más aburridos y poco excitantes. A lo largo de mi vida laboral en este sector he lidiado a menudo con proyectos relacionados con este tipo de sistemas, tanto como técnico o consultor, como en labores comerciales. Y he de confesar que, aunque es ciertamente poco glamuroso el tema, se aprende a apreciar la importancia que tienen estos sistemas en el buen desempeño de cualquier broadcaster.

Puesto que parece que se avecina a nueva ola de proyectos de implantación o de renovación alrededor de estos sistemas, y dado el interés que hay en el mercado (seguramente por la necesidad de adaptarse a los nuevos tiempos), me voy a permitir elaborar un rápido repaso a la historia de dichas soluciones y los errores y aciertos que se han cometido en nuestro mercado y de los cuales debemos aprender para tratar de no tropezar dos veces en la misma piedra. También repasaré rápidamente qué opciones hay hoy en día a la hora de embarcarse en un proyecto de este tipo. Espero que pueda ser de ayuda.

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De qué hablamos y cuáles fueron sus comienzos

Para aquellos que estén menos familiarizados con el tema, un BMS (voy a usar las siglas para simplificar) es un sistema informático cuyo cometido tradicionalmente fue gestionar los programas sim elementos de continuidad que eventualmente se incluían en una parrilla de emisión. Sobre todo, era una gestión de los contratos, derechos de emisión ó uso de programas, la gestión de los bloques publicitarios, la planificación de parrilla (y la generación de escaletas diarias) y la gestión de los materiales, sobre todo cintas de magnetoscopio.

Hace 25 o 30 años, estos sistemas eran bastante básicos, porque el entorno en sí que tenían que gestionar era básico también (pocos canales, todos lineales, poca integración con otros sistemas, intercambio de información en papel, etc.) y, por tanto, cuando era necesario disponer de uno de estos sistemas, lo normal era desarrollar una herramienta “dentro de la casa”. El resultado era un sistema que hacía todo lo que se necesitaba, con un coste relativamente bajo y con licencias ilimitadas para uso interno.

E BMS é um sistema informático cuyo cometido tradicionalmente fue gestionar los programas sim elementos de continuidad que eventualmente se incluían en una parrilla de emisión.

Existían sistemas de mercado que se podían adquirir, pero especialmente en España tuvieron poco éxito por diversas razones: eran más complejos, solían estar en inglés, el precio era elevado o solo estaban en modalidad de suscripción. Además, escaseaban integradores especializados que ayudaran a su implementación.

Así, durante los primeros años, se trató de una herramienta administrativa y de gestión que normalmente gestionaba el departamento de sistemas y servicios generales de la televisión, pero en la segunda mitad de los noventa comenzó una oleada de cambios que obligó a adaptar estos sistemas a los nuevos tiempos.

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Los cambios que empezaron en los noventa

En los noventa, se sucedieron una serie de innovaciones en el sector que obligaron a transformar los flujos de trabajo de los broadcasters y, por tanto, aportar soluciones de gestión que soportaran estos nuevos flujos.

Algunos de estos cambios fueron la automatización de la emisiones, que hasta entonces se realizaban a menudo de manera manual o semimanual; la aparición de las plataformas multicanal; las desconexiones regionales de los canales nacionales; los canales adaptados para su emisión a territorios para los que no se tenían derechos de emisión (versión satélite de canales terrestres, por ejemplo, que requieren tapar parte de los contenidos), o la aparición de los videoservidores que introdujeron un nuevo soporte: el fichero de vídeo.

O avalancha de transformaciones de los 90 dejó totalmente obsoletos a los tradicionales sistemas de tráfico.

Esta avalancha de transformaciones dejó totalmente obsoletos a los tradicionales sistemas de tráfico. Los departamentos que habían desarrollado los sistemas existentes se encontraron con un aluvión de peticiones de cambio que no sabían cómo manejar. Además, por primera vez, se pedía que el sistema se integrara con los sistemas utilizados en la adaptación de los contenidos y en la emisión de estos. De pronto, estos ingenieros de software escuchaban términos como frames, bitrates, segmento, versión, ingest list ó as-run log.

Ya nunca más el entorno que se debía gestionar era sencillo y mucho menos embarcarse en el desarrollo y mantenimiento de las herramientas.

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Primeros 2000, primeros BMS de mercado en nuestro país

A finales de los noventa y en los 2000 aparecen los primeros sistemas de mercado en nuestro país; sobre todo, en aquellas multinacionales que desembarcaron en nuestro territorio y traían consigo la tradición anglosajona. Así Disney, Turner y otros utilizaban sistemas desarrollados por empresas del sector, sobre todo americanas y británicas.

Mientras estas compañías utilizaban estas herramientas de mercado, la mayoría de los canales existentes continuaron adelante desarrollando sus propios sistemas. En estos años aconteció la segunda oleada de televisiones regionales, y algunas de estas decidieron comprar soluciones de mercado, mientras que otras incorporaron el sistema desarrollado internamente por otra televisión de similares características que ya llevaba años emitiendo, o desarrollaban sus propios sistemas.

Por primera vez se empezó a valorar la necesidad de que el BMS fuera un sistema potente, eficaz, y bien integrado con el resto de los sistemas del entorno, tanto hacia arriba (sistemas financieros, sistemas de gestión de contratos…) como hacia abajo (sistemas de automatización de emisiones, gestión de contenidos, videoteca…).

Os sistemas BMS de mercado aportaron una nueva visión de cómo gestionar y explotar los canales aportando importantes beneficios pese a un elevado coste de adquisición e de mantenimiento.

Con la consolidación de las televisiones privadas, la proliferación de televisiones autonómicas y locales, y la irrupción de las plataformas multicanal de satélite a finales de los 90, en los primeros 2000 la competencia llegó a cotas difícilmente imaginables en nuestro país años atrás. Por primera vez era necesario hilar muy fino para conseguir que el negocio fuera rentable.

Se podía incurrir en pérdidas por muchas razones si no se tenía un control adecuado de las operaciones, como, por ejemplo:

• Por no utilizar contenidos sobre los que se tenía derechos, dejando caducar el periodo de validez (derechos adquiridos y pagados no utilizados).
• Sobrecostes o multas derivados de la emisión de contenidos sobre los que no se tienen derechos.
• Una mala explotación de los espacios de publicidad (dejar de emitir publicidad por una mala gestión o por problemas técnicos derivados de una mala gestión).
• Gestión incorrecta de los materiales, incurriendo en gastos innecesarios por copias y duplicados, doblajes, subtitulados, almacenaje, costes logísticos, etc.
• Multas por abuso en la emisión de la publicidad (sobrepasar tiempo máximo de publicidad por hora de emisión natural).
• Multas por emisión de publicidad restringida en horario infantil (anuncios no apropiados para niños o jóvenes, como bebidas alcohólicas).
• Multas por emisión de contenidos restringidos en horario infantil (programas violentos o con contenidos sexual).
• Multas por no señalizar correctamente los contenidos (no señalizar correctamente la calificación moral de los programas).
• Multas o sanciones por no cumplir cuotas de emisión de películas o series de producción nacional o europea.
• Multas o sanciones por no cumplir cuotas de emisión de contenidos accesibles (subtítulos, audiodescripción, lengua de signos).

Precisamente, en estos temas es donde los sistemas BMS de mercado llevaban años incorporando ferramentas que permitieran someter a un control férreo las operaciones de los broadcasters. Este nivel de competencia y exigencia, nuevo en nuestro país, llevaba siendo relevante desde hacía una década en otros territorios, y es por esta razón que entraron a competir de tú a tú con los sistemas creados internamente en nuestros canales de televisión: porque aportaban una nueva visión de cómo gestionar y explotar los canales aportando importantes beneficios pese a un elevado coste de adquisición y de mantenimiento.

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Mi experiencia implantando sistemas de mercado

Mis 25 anos de experiência los he desarrollado en empresas de integración, por tanto, puedo dar mi punto de vista en la implantación de sistemas BMS de mercado desde esa óptica. He estado involucrado en proyectos de este tipo desde el año 2001 y colaborado con varios desarrolladores de software, algunas de los cuales han transitado por diferentes generaciones de producto.

Prácticamente en todos los proyectos, independientemente de si eran sencillos o muy complejos, fue fundamental involucrarse con el cliente en analizar a fondo las necesidades y la manera de trabajar, y esto quiere decir involucrarse de verdad: dedicar largas jornadas a escuchar a los distintos departamentos que utilizan la herramienta, entender los diferentes perfiles de usuario, conocer los sistemas con los que hay que integrarse y elaborar un documento de alcance que abarque la situación actual, y que además intente adelantarse a las necesidades futuras.

Me gustaría señalar que un sistema de estas características se tardaba en implantar entre 6 y 24 meses. Hablo en pasado porque hoy en día estos tiempos se han reducido, aunque todavía su implantación se mide en meses. En casi todos los proyectos en los que he estado involucrado, el proyecto partía con unas necesidades, se elaboraba un documento de alcance que ya incorporaba bastantes cambios con respecto a dichas necesidades y a lo largo del desarrollo del proyecto surgían otras nuevas que había que ir tratando y dando respuesta sobre la marcha.

Ele sistema BMS va a extenderse y filtrase en lo más profundo de la operativa del canal, por lo que es indispensable dedicar tiempo sim esfuerzos a hacerlo correctamente.

Una vez se comenzó a complicar el entorno, estos sistemas se convirtieron en un elemento transversal a prácticamente todos los departamentos y áreas de un canal de televisión: desde el área financiera y de contratación, hasta las diversas áreas técnicas donde se alimenta el sistema con información relevante para la buena gestión del canal.

Hablamos de sistemas a los que acceden decenas o centenas de usuarios, cada uno con una necesidad o propósito, lo que requiere que el interfaz de usuario se pueda adaptar y simplificar para cada tipo de rol dentro del organigrama. La gestión de permisos es primordial para evitar que se pueda acceder a información sensible o realizar acciones que no se corresponden con el rol del usuario. También es muy importante que el sistema lleve un registro detallado de las acciones realizadas por cada usuario para poder analizar posibles usos indebidos o analizar la razón por la que sucedió algo en concreto.

El sistema va a extenderse y filtrase en lo más profundo de la operativa del canal, por lo que es indispensable dedicar tiempo y esfuerzos a hacerlo correctamente.

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Desviaciones en el presupuesto

Como hemos visto, los proyectos de sistemas BMS no son sencillos. A menudo se especifican por debajo de las necesidades reales y esto conlleva algunos trastornos indeseados sobre todo en la parte relacionada con el coste del proyecto.

No he conocido ningún proyecto en el que no haya sido necesario añadir funcionalidad, realizar adaptaciones, o incorporar integraciones una vez comenzado el despliegue. Lógicamente el proyecto ya se había valorado sin contar con estos cambios, e incorporarlos dentro del presupuesto original es, con franqueza, difícil, especialmente en proyectos licitados en expediente público.

Idealmente, antes de licitar un proyecto de esta índole, es deseable analizar en profundidad las necesidades y si esto no es posible desempeñarlo con los recursos propios, sugiero que se contrate una consultoría. Suena caro, pero a la larga permitirá reducir costes. Una mala estimación puede requerir gastos inesperados, o peor, retrasos en el despliegue del sistema que pueden repercutir en costes aún más altos.

Los proyectos de sistemas BMS no son sencillos. (…) No he conocido ningún proyecto en el que no haya sido necesario añadir funcionalidad, realizar adaptaciones o incorporar integraciones una vez comenzado el despliegue.

Puesto que como hemos visto, estos proyectos en ocasiones pueden tardar años en desarrollarse por completo, sugiero también que se tenga en cuenta los cambios tecnológicos en otras áreas que se puedan suceder en paralelo. Por ejemplo, si el sistema BMS se tiene que integrar en profundidad con el sistema de gestión de contenidos, habrá que tenerlo en cuenta si se sabe que en los próximos meses este sistema se va a cambiar o renovar de manera drástica. O la integración con sistemas ERP. De nada sirve elaborar informes, hoja de análisis o reportes en el formato que entiende el ERP actual, si poco tiempo después se va a implantar un sistema con formatos propietarios.

Tener una visión global es fundamental, y una gestión a alto nivel del proyecto ayuda a evitar retrasos y desviaciones presupuestarias.

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Primeras migraciones de sistemas

Hemos repasado un poco la historia de los BMS, y hemos señalado dos tendencias: la creación de un sistema “en casa” o la adquisición de un sistema de mercado. En ambos casos, mi experiencia me dice que la necesidad de adaptar la aplicación a los nuevos tiempos requiere realizar migraciones ó actualizaciones cada 6-8 años, y estas son un auténtico quebradero de cabeza.

Algo que he aprendido en estos años es que no es lo mismo abordar la implantación de un sistema BMS de cero que migrar desde un sistema existente.

Los pioneros que crearon un sistema “en casa” o los que montamos un sistema BMS en un cliente que no tenía un sistema anteriormente solo tuvimos que lidiar con los retos habituales, que siempre han sido numerosos. ¿Pero qué pasa cuando se migra de un sistema a otro?

Imaginemos una base de datos repleta de información introducida durante años y sustentada por un modelo de datos obsoleto y totalmente distinto al modelo de datos del sistema que queremos implantar.

Imaginemos campos de información que se utilizaron durante un tiempo y que después ya no eran necesarios, pero nadie se acordó de purgarlos o documentar estos cambios.

Solo la migración dos datos de un sistema a otro suele requerir entre el 20% y el 35% de los servicios en un proyecto. Es fundamental no infravalorarlo, y sin embargo se hace una y otra vez.

Imaginemos que el sistema que queremos migrar no dispone de ninguna información sobre su modelo de datos, o la empresa o departamento que lo creo no quiere colaborar a la hora de aportar esta información.

Solo la migración de los datos de un sistema a otro suele requerir entre el 20% y el 35% de los servicios en un proyecto. Es fundamental no infravalorarlo, y sin embargo se hace una y otra vez. En todos los proyectos en los que he participado de una manera o de otra se ha calculado a la baja el tiempo (y dinero) que requiere este trabajo, a menudo porque cada parte involucrada espera que la mayor parte del trabajo lo haga la parte contraria. Un buen plan de migración con tareas bien definidas y asignadas correctamente permitirá una migración sin demasiados sobresaltos o frustraciones.

Igual de importante es definir correctamente qué datos hacen falta en el nuevo sistema. He conocido clientes que han pedido migrar absolutamente todos los datos incluidos en su antigua base de datos, sin importar si eran relevantes para sus operaciones actuales o no. Esta es una práctica que desaconsejo, y así como recomiendo hacer un análisis o consultoría para elaborar el alcance del proyecto, recomiendo pensar sosegadamente qué datos queremos mantener y cuales es mejor dejar ir.

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Tercera generación de BMS

Me he permitido identificar estos nuevos proyectos de BMS como tercera generación. No es algo que haya leído o aprendido en alguna charla o presentación especializada. Es más bien algo que me ha parecido adecuado catalogar de esta manera.

Los primeros sistemas disponían de una arquitectura cliente-servidor; gestionaban contratos, programas y materiales y se integraban poco o nada con el exterior. Eran capaces de generar reportes que a su vez se podían imprimir para posteriormente introducir esta información de nuevo a mano en otro sistema.

O segunda generación disponía de una arquitectura cliente-servidor; abordaba contratos, programas y materiales, pero también podía gestionar la producción o la venta de espacios publicitarios. Permitía, además, integrarse con sistema de terceras partes, mediante intercambio de ficheros o mediante API, y su funcionamiento era (o es, porque todavía hay muchos en funcionamiento) mucho más avanzado, gestionando múltiples canales, manejando datos económicos, información técnica que permite automatizar procesos, etc.

O tercera generación es capaz de hacer lo mismo que las anteriores, pero además viene preparada para incorporar los fluxos de trabalho más recientes en el entorno broadcast: eles no lineales.

Migrar de un sistema de generación 1 a uno de generación 2 era un quebradero de cabeza. Migrar de un sistema de generación 2 a otro de generación 2, lo mismo o tal vez más. La razón es que, en ambos casos, se utilizaban tecnologías de desarrollo de software que no permiten una evolución ágil del producto. Por tanto, estos sistemas, al requerir continuas personalizaciones en cada cliente, podían actualizarse cada poco tiempo al no haber un software común y funcional para todos los clientes de un mismo fabricante.

O tercera generación es capaz de hacer lo mismo que las anteriores, pero además viene preparada para incorporar los flujos de trabajo más recientes en el entorno broadcast. Me refiero a lo que denominamos flujos de trabajo no lineales.

Como sabemos, hoy en día, los canales lineales siguen siendo muy importantes, pero en paralelo los contenidos se distribuyen por otros medios que, en algunos casos, son tan importantes o más que el propio canal lineal.

Los sistemas de nueva generación se caracterizan por integrar la gestión de estos nuevos flujos de trabajo no lineales. Abarcan desde la gestión de derechos hasta la planificación y distribución a las plataformas.

Si se está pensando en renovar o adquirir un sistema BMS, es fundamental elegir una solución que incluya estas ferramentas y que permita seguir adaptándolas, porque cada día surgen nuevas necesidades que hay que poner a disposición de los usuarios.

Para estar preparado para añadir nueva funcionalidad de manera ágil, es primordial que la aplicación esté programada usando los nuevos lenguajes de programación y que su arquitectura igualmente permita realizar actualizaciones cada pocos meses sin generar trastornos en la explotación y a los usuarios. Cualquier solución que no comparta estas características pienso que no debería implementarse, por muy atractiva que pueda ser en precio u otras características.

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Trato humano y liderazgo

Para finalizar, comentaremos un aspecto importante y que no sé debe pasar por alto. Como hemos mencionado, actualmente los sistemas BMS abarcan prácticamente todas las áreas de la compañía que los va a utilizar, como legal, financiero, contratación, dirección de antena, programación de emisiones, ingesta y tráfico de materiales, producción, playout, archivo, venta de espacios publicitarios, la web, la OTT, y un largo etcétera.

Se trata de decenas (si no centenas) de compañeros de diferentes áreas, con roles diferentes, intereses y funciones muy variopintas, y con objetivos que a veces pueden ir en direcciones diferentes, lo que puede generar ciertas fricciones.

Es indispensable contar con el liderazgo necesario que gestione los distintos intereses de cada área y a la vez garantice el cumplimiento de los objetivos a nivel global, de manera equitativa y justa para todos los departamentos.

Como compañía, el objetivo es único. Por tanto, el diseño de los flujos de trabajo que se implementen en el BMS debe satisfacer este objetivo, pero a la vez debe también contemplar que cada área desempeñe su trabajo de manera que facilite el trabajo de las otras áreas también, y así evitar agravios comparativos.

Para conseguir esto es indispensable contar con el liderazgo necesario que gestione los distintos intereses de cada área y a la vez garantice el cumplimiento de los objetivos a nivel global, de manera equitativa y justa para todos los departamentos.

Tanto el propio broadcaster como integradores deben contar con estas figuras de liderazgo y contar con las habilidades necesarias para entender y empatizar con todos los actores implicados y saber dirigir de manera firme, pero con la suficiente mano izquierda, para evitar los conflictos y asegurar que el proyecto avanza al ritmo esperado.

La implantación de estos proyectos es larga, ya lo hemos mencionado. Los retos son enormes, pero si a esto se le suma la descoordinación o la poca colaboración de los usuarios los resultados pueden ser devastadores por el coste asociado.

Por suerte, en nuestro mercado contamos con grandísimos profesionales que cada vez ayudan más a que los proyectos sean un éxito, aportando su experiencia e seu colaboración para adaptarnos a los nuevos tiempos del mercado de media.

Jorge Pérez López

Director comercial de Média de dados

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