Cuando la creatividad necesita números: gestión, tecnología y visión estratégica en Beta

Alejandro Dantart, director financiero de Beta Spain, expone la última transformación tecnológica de la productora: una digitalización emprendida mano a mano con Arbentia que permite obtener una visión del ciclo completo de sus operaciones.

En Beta, sabemos que el mercado audiovisual no da margen para la improvisación, y alcanzar el nivel de excelencia no depende únicamente del talento creativo. Nuestra presencia internacional nos ha permitido desarrollar una visión global, pero cada mercado tiene sus propias exigencias. En España, llevamos años construyendo una posición sólida: empezamos en 2018 colaborando con productores locales para llevar formatos innovadores a televisiones y plataformas, y en 2022 apostamos fuerte por la producción de cine y series de ficción, además de reforzar nuestra actividad como distribuidores. Con estos pasos, nos hemos propuesto un objetivo ambicioso: consolidarnos como una referencia independiente tanto en el cine como en la televisión del país.

Desde la gestión financiera y la autonomía operativa hasta el control de rentabilidades y la toma de decisiones, necesitábamos comenzar un proceso de digitalización que fuera mucho más allá de lo básico.

Este objetivo no es un simple deseo. Requiere un plan claro y herramientas que acompañen nuestro crecimiento. Sabíamos que la tecnología sería clave para lograrlo, especialmente en un sector donde las decisiones deben tomarse rápido y con precisión. Desde la gestión financiera y la autonomía operativa hasta el control de rentabilidades y la toma de decisiones, necesitábamos comenzar un proceso de digitalización que fuera mucho más allá de lo básico. Hoy, tras el exitoso despliegue de Microsoft Business Central y el vertical de Arbentia diseñado específicamente para productoras audiovisuales, podemos compartir cómo esta digitalización ha impactado cada rincón de nuestra operación.

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El punto de partida: retos operativos y estratégicos

Antes de comenzar este proceso, el crecimiento acelerado y la diversificación de nuestras actividades en España exponían algunas áreas críticas de mejora. Uno de los mayores retos era la falta de una visión centralizada del ciclo completo de nuestras producciones, lo que dificultaba el control de presupuestos, costes e imputaciones. Además, la dependencia de herramientas manuales y procesos descentralizados afectaba la agilidad en la toma de decisiones.

La producción audiovisual no solo involucra la creatividad; es un negocio con márgenes ajustados, contratos complejos y una gran presión para entregar calidad dentro de presupuestos definidos.

En un mercado como el nuestro, la capacidad de actuar en tiempo real es fundamental. La producción audiovisual no solo involucra la creatividad; es un negocio con márgenes ajustados, contratos complejos y una gran presión para entregar calidad dentro de presupuestos definidos. Estas condiciones nos obligaban a buscar una solución que no solo resolviera problemas inmediatos, sino que también nos preparara para el futuro.

Otro desafío significativo era la necesidad de consolidar la información financiera y operativa en una única plataforma. La dispersión de datos, gestionados hasta entonces mediante herramientas independientes como Excel, dificultaba obtener una visión integral del estado de cada proyecto y evaluar su rentabilidad en tiempo real. Esto suponía un riesgo operativo, ya que las decisiones estratégicas no siempre contaban con el respaldo de datos unificados.

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Soluciones adoptadas: más que una tecnología, un cambio estratégico

La elección de Microsoft Business Central junto con el vertical Arbentia Media Production no fue una decisión tomada a la ligera. Necesitábamos una herramienta que no solo cubriera nuestras necesidades financieras, sino que entendiera las particularidades de nuestro sector. Desde el principio, este sistema nos permitió dar un salto significativo, integrando toda nuestra operación en un único entorno digital. Veníamos de trabajar con dinámicas operativas que, aunque cumplían su función, ya no estaban a la altura de la complejidad de nuestra actividad.

Con esta solución, contamos con una plataforma centralizada que nos ofrece una visión 360º de todas nuestras producciones. Es gracias a esta capacidad que ahora podemos manejar toda la información que necesitamos para anticipar resultados y gestionar la rentabilidad de los proyectos

Ahora, con esta solución, contamos con una plataforma centralizada que nos ofrece una visión 360º de todas nuestras producciones. Es gracias a esta capacidad que ahora podemos manejar toda la información que necesitamos para anticipar resultados y gestionar la rentabilidad de los proyectos. Además, simplifica procesos que antes eran un auténtico rompecabezas, como las imputaciones de gastos de personal o servicios relacionados.

Un punto que también ha marcado la diferencia es cómo hemos integrado en nuestro día a día sus funcionalidades específicas: desde la creación de producciones y su descomposición en bloques como preproducción, producción y postproducción, hasta la planificación de presupuestos con previsiones detalladas. Esto incluye anticipar gastos, gestionar previsiones de personal y controlar hitos de facturación. Todo se refleja en informes claros y adaptables, que nos permiten analizar estadísticas y resultados por concepto y bloques de producción.

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Impacto en las operaciones: Lo que ha cambiado

El despliegue de estas herramientas ha supuesto una transformación profunda en nuestra forma de trabajar. Ahora podemos:

1. Controlar rentabilidades en tiempo real: Tener acceso inmediato a datos de presupuestos, costes y gastos nos permite identificar desviaciones y realizar ajustes antes de que se conviertan en problemas. Este nivel de control es esencial para mantener la sostenibilidad de nuestras producciones.

2. Ganar autonomía financiera: Antes, dependíamos de servicios externos para registros contables e informes analíticos. Ahora, gestionamos todo internamente, desde la deuda de clientes y proveedores hasta la planificación de tesorería. Esto no solo nos ha ahorrado tiempo, sino que también nos ha dado un mayor control sobre los resultados.

3. Optimizar la gestión del negocio: La capacidad de generar informes adaptados a nuestras necesidades específicas ha mejorado nuestra capacidad de análisis. Podemos evaluar diferentes producciones, planificar recursos con mayor precisión y tomar decisiones basadas en datos.

4. Facilitar la transición tecnológica: Gracias a la compatibilidad con Excel y otras herramientas de Microsoft, la adopción del nuevo sistema ha sido ágil. Nuestros empleados se han adaptado rápidamente gracias al apoyo constante de Arbentia, lo que ha reducido enormemente la curva de aprendizaje.

Además, el análisis de datos se ha vuelto mucho más accesible, permitiéndonos reaccionar de forma rápida ante cualquier cambio en los proyectos.

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Lecciones aprendidas: cómo enfrentamos los retos

No obstante, todo cambio implica desafíos, y este proyecto no fue la excepción. Al tratarse de un proceso de digitalización, uno de los mayores retos fue gestionar la cantidad de información y posibilidades que ofrecía la nueva plataforma. Sin embargo, el acompañamiento de Arbentia en cada fase del proceso nos dio la confianza necesaria para abordar esta transición con éxito.

Este proceso nos ha permitido identificar áreas de optimización adicionales (…). Entre ellas, la incorporación de inteligencia artificial, que ya estamos explorando para automatizar más procesos, y el uso de cuadros de mando avanzados con Power BI.

En este sentido, el conocimiento profundo del equipo de Arbentia sobre el sector audiovisual ha sido clave. No solo se trataba de implementar un software, sino de garantizar que este se adaptara a nuestras operaciones actuales y futuras. La certeza de que el sistema cubriría nuestras necesidades a largo plazo hizo que fuera una decisión estratégica bien fundamentada.

Además, este proceso nos ha permitido identificar áreas de optimización adicionales que potenciarán aún más nuestro negocio. Entre ellas, la incorporación de inteligencia artificial, que ya estamos explorando para automatizar más procesos, y el uso de cuadros de mando avanzados con Power BI para tener un análisis aún más profundo de nuestros proyectos. La idea es no solo optimizar lo que ya tenemos, sino también incorporar nuevas herramientas que nos permitan crecer de manera ágil y eficiente.

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Mirando al futuro: tecnología como ventaja competitiva

El impacto de este proyecto no solo ha cumplido con nuestras expectativas, sino que ha sido un factor clave para garantizar que estamos preparados para afrontar los retos que trae consigo nuestro ambicioso plan de crecimiento. Durante el último año, en Beta hemos experimentado un crecimiento exponencial, lo que ha puesto de manifiesto la importancia de contar con herramientas que se adapten a nuestras necesidades actuales y nos permitan evolucionar con agilidad.

Hoy, estamos mejor equipados para tomar decisiones informadas y controlar nuestras operaciones. Pero, lo más importante es que esto es solo el comienzo.

Hoy, estamos mejor equipados para tomar decisiones informadas y controlar nuestras operaciones. Pero, lo más importante es que esto es solo el comienzo. En Beta creemos firmemente que la tecnología no es un fin, sino un medio para alcanzar nuestros objetivos estratégicos. Contar con una plataforma robusta, flexible y en constante evolución nos da la tranquilidad de saber que estamos preparados para liderar el mercado audiovisual en España. La innovación siempre será parte de nuestra identidad, y este proyecto es un claro ejemplo de cómo transformarla en valor de negocio real.

Alejandro Dantart

Director financiero de Beta Spain

 

 

 

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